Dalam menetapkan suatu rencana harus lah mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Tujuan. Suatu rencana yang akan dilaksanakan harus mempunyai tujuan yang jelas dan mempunyai batasan akan tujuan tersebut (fokus). Dalam batasan ini dirinci tentang limit waktu yang akan dipakai, bagaimana cara pencapaian tujuan tersebut dan lain sebagainya.
2. Politik. Yang dimaksud dengan politik ini adalah kewenangan, delegasi dan pertanggung jawaban dalam pelaksanaan sebuah rencana. Sehingga tujuan yang telah direncanakan akan berhasil.
3. Prosedur, merupakan urutan tindakan atau kegiatan yang terorganisir dalam rangka pencapaian tujuan tersebut.
4. Anggaran atau budget merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam pencapaian tujuan. Anggaran ini harus dibuat serealistis mungkin, sehingga beban dari pelaksanaan ini tidak tidak lah begitu berat.
5. Program, merupakan gabungan dari politik, prosedur dan anggaran serta perlu adanya alternatif tujuan bilamana tujuan utamanya tidak tercapai sebagaimana yang diharapkan.
Kegiatan perencanaan
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan sehubungan dengan fungsi perencanaan adalah sebagai berikut (Louis A. Allen):
* Meramalkan (Forecasting), yaitu pekerjaan yang dilakukan seorang manager dalam memperkirakan waktu yang akan datang dengan sistematis dan kontinu.
* Menetapkan tujuan (Establishing Objectives), dimana kegiatan ini harus dapat meramalkan hasil akhir dari suatu tujuan atau sasaran.
* Mengacarakan (Programming), yaitu kegiatan seorang pimpinan dalam menentukan urutan-urutan kegiatan yang diperlukan guna pencapaian maksud dan tujuan serta menyusun prioritas dari kegiatan tersebut.
* Menyusun tata waktu (Scheduling), dalam hal ini seorang pimpinan harus dapat menentukan tata kelola waktu terhadap kegiatan atau urutan kegiatan yang akan dilaksanakan.
* Menyusun anggaran (Budgeting), penyusunan anggaran ini dilakukan dengan mengalokasikan sumber-sumber yang dimiliki serta pemanfaatannya.
* Mengembangkan prosedur (Developing Prosedure), dilakukan guna penghematan, efektifitas, keseragaman dalam rangka pencapaian tujuan.
* Menetapkan dan menafsirkan kebijakan (Establishing & Interpreting Policy), seorang pimpinan harus dapat menetapkan dan menafsirkan kebijakan-kebijakan yang dibuatnya pada para bawahannya sehingga tidak timbul kesalahpahaman.
DEFINISI PERENCANAAN.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
PERENCANAAN
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana.Sasaran :
4). KeSasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Fungsi perencanaan
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan
Fungsi perencanaan meliputi kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai bagaimana cara mencapainya, berapa lama waktu yang akan dibutuhkan, berapa orang yang diperlukan dan berapa banyak biayanya.
Tujuan perencanaan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan.
1. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Fungsi Tujuan
1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
Peter Drucker menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam menetapkan tujuan, yaitu :
1. Posisi pasar, berapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa besar langganan dan produk yang dapat dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan.
2. Produktivitas, yaitu dengan menghitung antar input yang digunakan dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan.
3. Sumberdaya pisik dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi. keuangan yang dimiliki
4. Profitabilitas, pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset and develop-ment, tersedianya kapital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima.
5. Inovasi, yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah.
6. . Prestasi dan pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer.
7. Prestasi dan sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut faktor-faktor karyawan dalam pencapaian efektifitas kerja.
8. Tanggung jawab solusi dan publik, guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum, pemerintah dan kelompok masyarakat lainnya.
PROSES PERENCANAAN
1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
6. seleksi sasaran
7. penilaian dampak lingkungan
8. mengadakan ramalan tentang perubahan
9. evaluasi kekuatan internal perushaan
10. . mempertimbangkan berbagai alternatif tindakan bersama resiko dan imbalannya
11. pilihan alternatif terbaik
12. penentuan program spesifik, rencana dan prosedur pelaksanaan
13. evaluasi bersama hasil dan akibat perencanaan dalam rangka mengambil tindkaan perbaikan dan mengadakan perubahan sesaui dengan apa yang
TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
1. Strategi planning : perencanaan utama meliputi perencanaan startegi umum/ pola dasar tujuan perusahaan
2. Strategi manajemen : perencanaan departementasi yang harus dilaporkan setiap tahun3. Perencanaan adminsitrasi : perencanaan yang diatur secara terperinci dan teknikal yang terdiri dari kegiatan dan tugas. (silalahi, 2001
C. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
