2.1. PROSES PERENCANAAN
A. PENGERTIAN PERENCANAAN
• Perencanan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
• Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya tujuan organisasi serta fungsi kegiatan khusus manajer.
• Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan dan pada kenyataannya meningkat dimana tingkat tersebut mempunyai dampak potensial terbesar sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas.
• Perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibel, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi kondisi baru secepat mungkin.
• Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
•
B. EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN
1. Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.
Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya secara tidak efektif
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.
Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik
Alasan-alasan Perlunya Perencanaan
Manfaat perencanaan :
• Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
• Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-maslah utama.
• Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
• Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
• Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
• Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantar berbagai bagian organisasi.
• Membuat tjujan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
• Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
• Menghemat waktu , usaha dan dana.
Kelemahan perencanaan
• Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
• Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
• Perencanaan mungkin terlalu mambatasi manajenen untuk berinisiatif dan berinovasi.
• Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
• Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten
•
C. TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA
Paling sedikit ada lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana sebagai berikut :
1. Bidang fungsional mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.
2. Tingkatan operasional termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.
3. Karateristik-karakteristik (sifat) rencana meliputi, faktor-faktor komplektifitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dsb.
Ada dua tipe utama rencana:
1. Rencana-rencana Strategik/strategic plan yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas mengimplemantasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.
2. Rencana-rencana Operasional/operational plan penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategic akan tercapai.
C1. RENCANA OPERASIONAL
1. Rencana sekali pakai/single use plan dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
2. Rencana tetap/standing plan merupakan pendekatan- pendekatan standart untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan akan terjadi berulang-ulang.
C.2. RENCANA-RENCANA STRATEGIK.
Strategi adalah program umum untuk pencapain tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi. Strategik dapat juga didefisinikan sebagai pola tanggapan organisasi terhadap lingkungannya sepanjang waktu.
Rencana Sekali Pakai
Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.
Program meliputi serangkian kegiatan yang relatif luas. Program menunjukkan :
• Langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan
• Satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah.
• Urutan dan waktu setiap langkah.
Proyek adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program.
Anggaran (buget) adalah laporan sumber keuangan yang disusun untuk kegiatan- kegiatan tertentu untuk jangka waktu kegiatan.
Rencana Tetap
Wujud umum dari rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur, dan aturan.
Kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuat keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menetapkan apa yang harus dibuat, dan menutup apa yang tidak dibuat.
Prosedur standar.
Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci disebut prosedur standar atau metoda standar atau sering dikenal stardart operating procedure (SOP).
Aturan/rule atau regulation adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.
D. FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN.
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu :
1. Sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.
2. Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif
Jumlah (rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Perencanaan Strategik
Perencanaan stategik (George A.Steiner an John B. Miner) adalah
proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi;penentuan strategi,kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut;dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.
Perencanaan Operasional ,
memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.
Tabel 1. Perencanaan Strategik Versus Perencanaan Operasional
Perencanaan Operasional Perencanaan Strategik
Pusat bahasan
Sasaran
Batasan
Hasil yang diperoleh
Informasi
Organisasi
Kepemimpinan
Pemecahan masalah Masalah-masalah pengoperasian
Laba sekarang
Lingkungan sumberdaya sekarang
Efisiensi dan stabilitas
Dunia bisnis sekarang
Birokrasi/ stabil
Konservatif
Berdasarkan pengalaman masa lalu
Resiko rendah Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang
Laba di waktu yang akan datang
Lingkungan sumberdaya yang akan datang
Pengembangan potensi mendatang
Kesempatan diwaktu yang akan datang
Kewiraswastaan/fleksibel
Mengilhami perubahan radikal
Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru
Resiko tinggi
Proses Perencanaan Strategik
1. Perumusan dan penetapan misi dan tujuan umum
2. Profil perusahaan,identifikasi tujuan dan strategi sekarang
3. Analisa lingkungan eksternal (mikro dan makro)
4. Analisa internal perusahaan :kekuatan dan kelemahan organisasi
5. Identifikasi kesempatan dan acaman strategis
6. Pembuatan keputusan strategic:mengembangkan alternatif-alternatif, mengevaluasi alternatif-alternatif, memilih alternatif
7. Pengembangan strategi perusahaan
8. Implementasi strategi
9. Peninjauan kembali dan evaluasi
Berbagai Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik
Kebaikan-kebaikan:
• Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi
• Mebantu para manajer dalam pembuatan keputusan
• Meminimumkan kemungkinan kesalahan
Kelemahan-kelemahan:
• Memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar
• Penetapan dan pemeliharaan suatu system formal melibatkan banyak biaya.
• Kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko
Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif
• Kurang pengetahuan tentang organisasi
• Kurang pengetahuan tentang lingkungan
• Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
• Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
• Memerlukan banyak biaya untuk penggunaan sumberdaya keuangan,phisik dan manusia
• Takut gagal
• Kurang percaya diri
• Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
Berbagai cara mengatasi hambatan-hambatan:
• Penciptaan system organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan
• Memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual
Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana
1. Kegunaan
2. Ketepatan dan obyektivitas
3. Ruang lingkup
4. Efektivitas biaya
5. Akuntabilitas
6. Ketepatan waktu
2.2.PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI
A. MISI DAN TUJUAN
Misi adalah suatu pernyataan umum dan arti tentang maksud organisasi.
Tujuan organisasi (Etzioni) merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.
B. FUNGSI TUJUAN
1. Pedoman sebagai kegiatan
Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang ‘harus’ dan ‘harus tidak’ dilakukan
2. Sumber legitimasi
Untuk meningkatkan kemampuan mendapatkan sumberdaya dan dukungan dari lingkungan
3. Standar pelaksanaan
Derajat kesuksesan yang dapat dicapai dapat mudah diukur
4. Sumber motivasi
Berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting
5. Dasar rasional pengorganisasian.
Tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
Tipe-tipe Tujuan
Kelima tipe tujuan tersebut dapat diperinci sebagai berikut :
1. Tujuan kemasyarakatan(social goals)
2. Tujuan keluaran (output goals)
3. Tujuan system (system goals)
4. Tujuan produk (product goals) atau tujuan karakteristik produk
5. Tujuan turunan (derived goals)
Proses Penetapan Tujuan
Bidang-bidang yang membutuhkan tujuan (Peter Drucker) :
1. Posisi pasar
2. Produktifitas
3. Sumber daya fisik dan keuangan
4. Profitabilitas
5. Inovasi
6. Prestasi dan pengembangan manajer
7. Prestasi dan sikap karyawan
8. Tanggung jawab social dan publik
Proses perumusan tujuan
1. Koalisasi ekternal :
• Pemegang saham / pemilik modal
• Penyedia / supplier
• Langganan
• Masyarakat, dll
2. Koalisasi internal :
• Manajemen
• Manajer
• Karyawan dll
3. Tujuan individu versus organisasi
4. Manajer pelaksanaan (eksekutif)
5. Sistem nilai
C. MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)
MBO (Peter Drucker), berkenaan dengan penetapan prosedur- prosedur formal, atau semi formal, dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan.
Sukses penerapan MBO berdasarkan dua hipotesa :
1. Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, ia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya dibanding bila tidak merasa terikat.
2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi.
Sistem MBO formal
Unsur-unsur umum dalam MBO yang efektif :
• Komitmen pada program
• Penetapan tujuan manajemen puncak
• Tujuan-tujuan perseorangan
• Partisipasi
• Otonomi dalam implementasi rencana
• Peninjauan kembali prestasi
Kekuatan dan kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan MBO (Tosi dan Carroll)
• Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
• Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran
• Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
• Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
• Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melaui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.
Kelemahan-kelemahan MBO
• Mengkonsumsi waktu dan usaha
• Meningkatkan banyaknya kertas kerja
Masalah pokok yang harus dikendalikan untuk kesuksesan MBO
• Gaya dan dukungan manajemen
• Penyesuaian dan perubahan
• Ketrampilan-ketrampilan antar pribadi
• Deskripsi jabatan
• Penetapan dan pengkoordinasian tujuan
• Pengawasan metoda pencapaian tujuan
• Konflik antara kreatifitas dan MBO
Membuat MBO efektif
Unsur-unsur untuk efektifitas MBO
• Mendidik dan melatih manajer
• Merumuskan tujuan secara jelas
• Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu
• Membuat umpan balik efektif
• Mendorong partisipasi
2.3 PEMBUATAN KEPUTUSAN
Pembuatan Keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui serangkaian kegiatan mana yang dipilih untuk penyelesaian suatu masalah tertentu.
A. TIPE-TIPE KEPUTUSAN
1. Keputusan yang diprogramkan (programmed dececion) adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur.
2. Keputusan-keputusan yang tidak diprogramkan (non programmed dececion) adalah keputusan yang terkait dengan masalah-masalah khusus, khas atau tidak biasa.
Tabel 2 Tehnik-tehnik Pembuatan Keputusan Tradisional dan Modern
Tipe-tipe keputusan Tehnik-teknik pembuatan keputusan:
Tradisional
Modern
Diprogram:
Keputusan rutin dan berulang ulang.
Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya 1.Kebiasaan
2.Kegiatan rutin :
Prosedur-prosedur pengoperasian standart
3.Stuktur organisasi pengharapan umum, system tujuan, saluran-saluran informasi yang disusun dengan baik
1.Teknik-teknik riset operasi: analisa matematik, model-model simulasi komputer
2.Pengolahan data elektronik
Tidak diprogramkan :
Keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, Kebijaksanaan .
Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum 1.Kebijakan intuisi dan kreatifitas
2.Coba-coba
3.Seleksi dan latihan para pelaksana Tehnik pemecahan masalah yang diterapkan pada
a. Latihan pembuatan keputusan
b. Penyusunan program-program komputer
B. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN
1. Identifikasi dan diagnosa masalah
Menemukan masalah yang sebenarnya dan menentukan bagian masalah yang ‘harus ‘ dan ‘seharusnya’ dipecahkan
2. Pengumpulan dan analisa data
Menentukan data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat dan menemukannya
3. Pengembangan alternatif-alternatif
Memungkinkan untuk menolak kecenderungan keputusan yang terlalu cepat, untuk pencapaian keputusan efektif
4. Evaluasi alternatif-alternatif
Evaluasi digunakan untuk menilai efektivitas setiap alternatif
5. Pemilihan alternatif terbaik
Alternatif terpilih didasarkan pada jumlah informasi dari manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer
6. Implementasi keputusan
Membuat rencana-rencana untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan
7. Evaluasi hasil-hasil
Mengevaluasi kelancaran implementasi yang dilakukan dan kesesuaian hasilnya
C. KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN
Keterlibatan ini dapat formal seperti penggunaan kelompok dalam pembuatan keputusan atau informal seperti permintaan akan gagasan-gagasan.
Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan
Metode-metode Kuantitatif dalam Pengambilan Keputusan
Ciri-ciri Operasi Riset
Ada tujuh operasi riset :
1. Terpusatnya pada pembuatan keputusan
2. Penggunaan metoda ilmiah
3. Penggunaan model matematik
4. Efektifitas ekonomi
5. Bergantung pada komputer
6. Pendekatan tim
7. Orientasi system
Tahap-tahap Pendekatan Riset Operasional
1. Diagnosa masalah
2. Perumusan masalah
3. Pembuatan model
4. Analisa model
5. Implementasi penemuan
Berbagai Model dan Tehnik Riset Operasi
• Programasi Linier
• Analisa Network
• Teori Permainan
• Model Rantai Makov
• Simulasi
Tabel 3. Berbagai Kebaikan dan Kelemahan Pembuatan Keputusan Kelompok
Kebaikan
1.Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar
2.Dalam pengembangan alternatif usaha-usaha indivudual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi
3.Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih besar
4.Dalam pemilihan alternatif, kelompok lebih besar dapat menerima resiko dibandingkan pembuat keputusan individual
5.Karena berpatisipasi dalam pengambilan keputusan, para anggota kelompok secara individual lebih termotivasi untuk melaksanakan keputusan
6.Kreatifitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda
Kelemahan
1.Implementasi suatu keputusan, apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, harus diselesaikan oleh para manajer secara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan-keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
2.Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu ke waktu sebagi salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangat memakan biaya.
3.Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efisien bila keputusan harus dibuat dengan cepat
4.Keputusan kelompok dalam bebagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok
5.Bila atasan terlibat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataan bukan keputusan kelompok
BAB III
PENGORGANISASIAN
3.1. PENGORGANISASIAN
Pengorganisaian (organizing) merupakan proses penyusunan stuktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupnya.
A.PENGERTIAN ORGANISASI
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian yaitu :
1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatan, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas para karyawan.
4. Cara dalam mana manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.
Proses Pengorganisasian dapat ditunjukkan dalam tiga langkah yaitu :
1. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan secara logic dapat dilaksankan oleh satu orang
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekasnisme untuk mengkoordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Aspek-aspek penting dalam organisasi dan proses pengorganisasian :
1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi (departementasi)
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat herarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen kelompok-kolompok informal yang tak dapat dihindarkan
3.2. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal degan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur specialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perencanaan struktur organisasi sbb:
1. Strategi organisasi
2. Tehnologi yang digunakan
3. Anggota/karyawan dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi
Unsur-unsur Struktur organisasi :
1. Specialisasi kegiatan
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja
A. PEMBAGIAN KERJA
Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division labor) yang memungkinkan synergy terjadi.
Jika hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton, dan kehilangan motifasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efiseinsi.
B.BAGAN ORGANISASI FORMAL
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Bentuk-bentuk bagan organisasi
Henry G.Hotgeshod ada 4 bentuk bagan organisasi:
1. Bentuk Pyramid
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Lingkaran
3.3. DEPARTEMENTASI
Departementasi
Adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Dasar pembentukan departementasi:
1. Fungsi
2. Produk/jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses/peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpha-numerical
9. Proyek dan matriks
A. DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL
Mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
Kebaikan pendekatan fungsional
• Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui specialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
• Cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, butuh lebih sedikit ketrampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.
Kelemahan struktur fungsional
• Menciptakan konfik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebahkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
B.DEPARTEMENTALISASI DEVISIONAL
Organisasi devisional dapat mengikuti pembagian devisi-devisi atas dasar produk, wilayah, (geografis), langganan dan proses atau peralatan
1. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
2. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah
3. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Kebaikan Struktur organisasi divisional :
1. Meletakan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
3. Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
4. Membebeskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategic lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.
5. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
6. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi
7. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategic
Kelemahan struktur organisasi divisional :
1. Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensiar antar sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.
2. Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manjer divisi
3. Masalah kebijaksanaan dalam aloksi sumber daya dan distribusi biaya Overhead perusahaan
4. Dapat menimbulkan ketidak konsistennya kebijaksanaan antar divisi
5. Masalah dupliksi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu
C. ORGANISASI PROYEK DAN MATRIK
1. Struktur organisasi proyek
2. Struktur organisasi matrik
Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matrik :
1. Priramid Tradisional, dimana perintah dipersatukan pada tingkat atas
2. Hamparan sementara (temporary overly) dimana tim proyek menciptakan hanya untuk kebutuhan-kebutuhan khusus dan mendesak
3. Hamparan tetap (permanent overly) dimana tim proyek dilanjutkan untuk maksud-maksud terus menerus
4. Matrik dewasa (mature matrix) dimana kedua dimensi struktur telah tetap dan seimbang, dengan kekuasaan seimbang (sama0 dipegang baik oleh manajer fungsional ataupun manajer proyek
Kebaikan organisasi matriks :
1. Memaksimalkan efisiensi pengunaan manajer-manajer fungsional
2. Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategic
3. Melibatkan, memotivasi dan menatang karyawan serta memperluas pandangan manjemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan
4. Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kretifitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang aneka ragam
5. Menstimulsi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan berorientasi proyek
6. Membebaskan manajeen puncak untuk perencanaan
Kelemahan organisasi matriks :
1. Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingunan dan kebijaksanan- kebijaksanan yang kontradiktif.
2. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi
4. Mendorong pertentangan kekuasaan yang lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan
5. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki
6. Sangat mahal untuk diimplementasi
Organisasi Informal
Organisasi formal mempunyai tujuan, struktur dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen. Organisasi informal terdiri atas stuktur yang tidak jelas, sukar didefinisikan, keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan anggota tanpa tujuan yang khusus. Argyris mengemukakan 4 pola dimana organisasi formal dan organisasi informal berbeda :
1. Hubungan-hubungan antar pribadi
2. Kepemimpinan
3. Pengendalian perilaku
4. Ketergantungan
